Nowoczesne Technologie w Pigułce

Jakie cechy powinien posiadać program do fakturowania online?

Cze 15, 20 • Technologia

Dobry program do fakturowania online powinien być łatwy w obsłudze, czytelny dla użytkownika i przystosowany do potrzeb zarówno małych, jak i większych firm. Wiele dostępnych obecnie programów oferuje opcję darmową, z limitowaną liczbą faktur możliwych do wystawienia w ciągu miesiąca oraz abonamentową, z nielimitowaną liczbą faktur i dostępem do wielu opcji dodatkowych. Jakie cechy powinien posiadać dobry, sprawdzony program do fakturowania online i na które zwrócić szczególną uwagę przy wyborze?

Najważniejsze funkcje programów do fakturowania

Jako narzędzie służące przedsiębiorcy podczas sprzedaży, programy do fakturowania online powinny przede wszystkim obsługiwać różne formy dokumentów sprzedaży, a więc faktury VAT, faktury do paragonów, faktury zaliczkowe i proforma czy same paragony. Wprowadzenie nowego dokumentu sprzedaży do programu nie powinno być kłopotliwe i wymagać zbyt wielu kroków, podobnie jak późniejsze rozliczenie dokumentu. Im mniej kliknięć potrzeba, by zakończyć i zatwierdzić dokument, tym lepiej z perspektywy wystawiającego faktury przedsiębiorcy. Wybierając program do fakturowania stawiaj na ten, który nie limituje liczby wystawianych faktur. Abonamenty za korzystanie z programów nie są zwykle wysokie, a znacząco ułatwiają korzystanie ze sprawnego systemu obsługi dokumentów sprzedażowych.

Aby program do fakturowania online był przystosowany do potrzeb różnych firm, jedną z ważniejszych funkcji wbudowanych w program powinny być różne wersje językowe. To ważne, by obcokrajowcy prowadzący działalność w Polsce i wystawiający tu faktury nie musieli korzystać z automatycznego tłumaczenia strony przez Google, ale mieli dostęp do solidnie przygotowanego programu i jego pełnej funkcjonalności w najwygodniejszym dla siebie języku. Pozostając w tej samej kategorii praktycznych rozwiązań, programy do fakturowania online powinny umożliwiać wystawianie faktur w językach obcych oraz wersji dwujęzycznej i obsługiwać obce waluty.

Ważną cechą programów do fakturowania online jest dostęp do bazy kontrahentów GUS na podstawie numeru NIP bądź KRS i możliwość pobierania z niej danych do własnej bazy klientów. Dzięki takiej opcji nie musisz wprowadzać wszystkich danych ręcznie i korygować ich w razie pojawienia się zmian.

Dobry program do fakturowania powinien być również połączony z białą listą podatników VAT i pozwalać na weryfikację kontrahenta podczas wystawiania faktury.

Sprawne programy do fakturowania online umożliwiają wprowadzanie zapłat podczas dodawania nowego dokumentu sprzedaży, co pozwala na umieszczenie na fakturze dopisku, że została rozliczona. Dla wielu klientów taka informacja może być niezwykle istotna. Wartym uwagi plusem będzie też możliwość wysyłania dokumentów bezpośrednio z programu i śledzenia ich statusu – program poinformuje, jeśli odbiorca odbierze i odczyta otrzymaną fakturę.

Na co zwrócić uwagę wybierając program do fakturowania?

Spośród opisanych wcześniej funkcji i dodatkowych rozszerzeń dostępnych w programach do fakturowania, przy wyborze odpowiedniego zawsze zwróć uwagę na to, czy:

  • – Program współpracuje z bazą kontrahentów GUS,
  • – Program obsługuje białą listę podatników VAT,
  • – Program pozwala na wystawianie faktur w wielu językach i walutach,
  • – Program umożliwia tworzenie indywidualnych ustawień dla kontrahentów,
  • – Program daje wgląd w historię dokumentu i pozwala sprawdzić kto go tworzył i edytował,
  • – Program generuje struktury JPK dla dokumentów.

Mając dostęp do powyższych oraz dodatkowych rozszerzeń, jakie oferują programy takie jak Melpe możesz mieć pewność, że obsługa dokumentów sprzedażowych i faktur w Twojej firmie będzie przebiegała sprawnie, a wszystkie faktury będą wystawione zgodnie z obowiązującymi regułami i na dane kontrahentów widniejących na białej liście podatników VAT.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *